LAS REUNIONES INFORMALES

LAS REUNIONES INFORMALES

Las reuniones informales son aquellas que surgen como necesidad ante situaciones de urgencia, es decir, en los casos que necesitamos recoger información, resultados que pueden condicionar acciones inmediatas, ante un hecho inesperado ante el cual hay que tomar una decisión con demora, etc. Otra de sus características es la espontaneidad, se justifica en los casos en que la discusión hace referencia a un plano más superficial, poco estructurado, referente a ideas y no tanto a hechos. Normalmente se utiliza para sensibilizar o motivar a las personas participantes en temas desconocidos o poder atajar rumores aparecidos en la organización.

Aún así las reuniones informales resultan esenciales para el buen funcionamiento de la organización.

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LAS REUNIONES FORMALES (III)

La confección del acta

Documento escrito durante una reunión donde se registran :

-Los asistentes reales y los que excusaron su asistencia.

-Las decisiones tomadas en la reunión.

-El plan de actuación, en el caso de que lo haya.

-La convocatoria oficial de una nueva reunión.

Tiene como finalidad otorgarle una certificación de qué ha ocurrido durante la reunión y validar dicho encuentro. Debe contener todo contenido relevante.

Al finalizar la reunión, cada asistente y participante debe firmar el acta, dejando constancia de su participación y su conformidad respecto a lo que el acta expresa.

Es una medida necesaria para lograr que las reuniones sean productivas.

FORMATO:

• Número de acta, fecha y hora de la reunión.
• Intervalo de tiempo de la reunión.
• Asistentes.
• Ubicación.
• Aprobación del acta anterior, si la hubiese.
• Tipo de reunión y quién convoca.
• El orden del día.
• Los acuerdos tomados.
• Tareas pendientes
• Fecha de la siguiente reunión.
• Firmas.

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LAS REUNIONES FORMALES (II)

¿QUIÉNES INTERVIENEN EN LA REUNIÓN FORMAL?

Una reunión formales tienen diversas personas y elementos que intervienen, cada uno con diferentes funciones dentro de la misma. Son los siguientes:

 - El Presidente. La labor del Presidente de la reunión es la de ser Presidente del órgano colegiado o persona a la que se le aconseja. Las funciones específicas del Presidente vienen recogidas en el Reglamento de Régimen Interno del órgano, y las generales son:

 1ª. Ser el moderador de la reunión
 2ª 

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LAS REUNIONES FORMALES (I)

¿QUIÉNES SE REÚNEN EN REUNIONES FORMALES?

Las reuniones formales se realizan en empresas, instituciones y organizaciones para tomar decisiones vinculantes, o no, para la organización. Las reuniones formales suelen estar regladas por un Reglamento de Régimen Interno, y tienen una serie de garantías para que todos los miembros estén en iguales condiciones a la hora de tomar una decisión.

Las reuniones formales pueden ser de órganos colegiados o de órganos consultivos.

 - Los órganos colegiados se caracterizan por ser órganos de gobierno y representación que toman decisiones de forma colegiada, es decir, por acuerdo de los miembros de todo el órgano. En la Universidad de Cádiz, en general, hay muchísimos órganos colegiados, como el Consejo de Gobierno o el Claustro, y su tarea es la toma sobre una serie de decisiones en un tipo de reunión establecida. En una empresa, los órganos colegiados son la Junta General de Accionistas y el Consejo de Administración.

 -  Los órganos consultivos se caracterizan por ser órganos con la misma forma que los órganos colegiados pero no toman decisiones. En el caso de la Universidad de Cádiz, sería el Consejo de Dirección, que es el que aconseja al Rector.

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TIPOS DE REUNIONES

Las reuniones que nos vamos a encontrar principalmente van a ser de dos tipos:

1. Formales: se celebran para tratar la marcha de una determinada organización, y están sujetas a una normativa jurídica y de protocolo. Por ejemplo, una Junta de Facultad.
2. Informales: se celebran entre personas que desean realizar un trabajo en un sentido. Por ejemplo, una reunión del grupo de trabajo de Habilidades Directivas.

Cada una va a tener una serie de elementos comunes y característicos propios, como requisitos obligatorios o toma de acuerdos. Las reuniones formales son las que más requisitos tienen, y las informales no tienen requisitos de obligado cumplimiento.

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INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

En este blog nos encargaremos de explicar los conceptos básicos sobre la dirección de reuniones.

Explicaremos la diferencia entre las reuniones formales e informales, así como cada uno de los elementos que debe tener la reunión, como el acta, el orden del día... También pondremos ejemplos prácticos y consejos de cara a enfrentarse a una reunión. 

Puedes trasmitirnos tus dudas sin compromiso, te contestaremos lo antes posible.

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